Palautteen kerääminen tuotteen käyttäjiltä on erittäin tärkeä osa tuotteen jatkuvaa kehittämistä. Vain palautteen avulla tuote saadaan koko ajan pidettyä asiakkaiden vaatimusten mukaisena.
Palautteen keräämisen on oltava jatkuvaa ja säännöllistä. Sitä on kerättävä niin tuotteen käyttäjiltä, asiakkailta kuin myös tuottajilta eli omalta organisaatiolta. Palautteen keruussa voi apuna käyttää esimerkiksi erilaisia palautelomakkeita, teemahaastatteluita ja paneelikeskusteluja. Yhtä tärkeää kuin palautteen kerääminen on sen säilyttäminen, analysointi ja käyttäminen. Palautteesta ei ole hyötyä, ellei siitä oteta opiksi ja sen perusteella paranneta tuotetta tulevaisuudessa.
Esimerkki
1. Palautteen keruu
Palautetta voi kerätä monilla eri tavoilla. Valitse keruumenetelmä sen mukaan, millaiselta ikäryhmältä tietoa haluat ja millaista palautetta tarvitset.
2. Palautteen analysointi
Paras aika purkaa palaute on välittömästi tapahtuman jälkeen. Tällöin asiat ovat tuoreimmassa muistissa ja järjestäjillä itsellään on suurin mielenkiinto saada palautetta. Tapahtuman aikatauluun voidaan jo aluksi sopia esimerkiksi tunti palautteen käsittelyyn heti tapahtuman päätöksen jälkeen. Järjestäjien oma palautekeskustelu on lisäksi usein tarpeellista henkistä huoltoa järjestäjille itselleen.
Palaute voidaan käydä läpi esimerkiksi siten, että ensin luetaan läpi osallistujien antama palaute ja sen jälkeen kirjataan paperille järjestäjien itsensä mielessä olevat asiat. Kaikista näistä havainnosta kirjataan erilliselle paperille 5 sellaista asiaa, jotka olivat niin hyviä, että ne pitää toteuttaa myös seuraavassa tapahtumassa. Paperille kirjataan myös 5 asiaa, jotka pitää ensi kerralla tehdä toisin. Lisäksi kirjataan ylös myös kaikkein tärkeimmät yleiset tapahtumaa koskevat kommentit.
Palautteen käyttö
Palautetta ei kannata kerätä, jos sitä käytetä oppimiseen ja jos se ei vaikuta tulevien tapahtumien järjestelyihin. Jotta palaute olisi käyttökelpoisessa muodossa, tulisi esimerkiksi tapahtuman johtajan esimerkiksi pari viikkoa tapahtuman jälkeen koota kaikki tiedot osallistujista, saadusta palautteesta sekä tapahtuman ohjelmasta sellaiseen muotoon, että myös tulevat järjestäjät saavat siitä kaiken oleellisen irti.
Esimerkki:
Vinkkejä palautteen keruuta varten
- saat kerättyä tarkkaa palautetta, kun kirjoitat muutamia kysymyksiä lomakkeelle ja sen jälkeen ohjeistat osallistujat pareittain haastattelemaan toisiltaan nämä kysymykset ja kirjaamaan vastauksensa palautettavalle paperille
- haastattele henkilökohtaisesti paria kokenutta kurssilaista tapahtuman loppupuolella; näin saat itsellesi hyvän kuvan tapahtuman onnistumisesta
- ripusta seinille fläppipapereita, jotka otsikoit esimerkiksi "parasta tapahtumassa oli", "ensi kerralla pitäisi muuttaa...", "terveisiä kouluttajille" ja niin edelleen; laita rauhallinen musiikki soimaan, poistu huonesta ja jätä osallistujat kirjoittelemaan omia kommenttejaan esimerkiksi 15 minuutiksi
- pienehköltä aikuisryhmältä saa palautteen myös ryhmäkeskustelun avulla; kuuntele ja kirjaa palaute, mutta varo selittelemästä omia tekojasi ja valintojasi keskustelun aikana
- palautteen antaminen on osallistujille tärkeää myös siksi, että sen avulla he saavat purkaa ylimääräiset höyryt ja negatiiviset tunteet mielestään pois
- älä unohda kysyä palautetta myös toisilta järjestäjiltä; he ovat usein paras tiedon lähde