Tuotteen suunnitelu on kehittämistyötä. Organisaatio pyrkii luonnollisesti suunnittelemaan sellaisen tuotteen, joka tyydyttää asiakkaan tarpeet ja samalla toteuttaa organisaation oman toiminta-ajatuksen.
Kehittämistyössä lähtökohtana ovat asiakkaan tarpeet. Ratkaisuja ei yleensä tarvitse keksiä kokonaan itse. Ideat saadaan usein suoraan asiakkailta eli esimerkiksi tapahtuman osallistujilta tai lippukunnilta (tiedon lähteenä asiakaspalaute ja asiakkaiden pyynnöt) tai soveltamalla jo muualla kehitettyä (tiedon lähteenä toiset jaostot, vieraat piirit, muut järjestöt, yritykset sekä tarvittaessa myös kirjat ja lehdet). Omassa ideoinnissa apuna voi käyttää erilaisia luovan ongelmanratkaisun menetelmiä kuten aivoriihtä tai tuumatalkoita.
Esimerkki
Vj-vihjevaelluksen suunnittelu voi alkaa, kun järjestäjät tietävät oman toimintansa perimmäisen tavoitteen (toiminta-ajatus vj-vihjevaellusta järjestävällä vartiojaostolla voi olla esimerkiksi "saada lippukuntiin hyvää vartiotoimintaa") sekä osallistujien ja maksajien tarpeet (katso luku 2.3).
Suunnittelu alkaa esimerkiksi iltakokouksella, jossa käydään läpi olemassaolevat tiedot (kurssiselosteet, palautteet edellisestä tapahtumasta sekä kokemukset naapuripiirien vastaavista tapahtumista).
Tarkempaan suunnitteluun pitää varata riittävästi aikaa. Niinpä tarkempi tapahtuman suunnittelu tehdään esimerkiksi lippukuntakämpällä viikonloppuna. Suunnittelukokous aloitetaan tarvittaessa ryhmän hengen kohottamisella (jo sauna ja yhteisesti valmistettu ruoka tekevät ihmeitä), jonka jälkeen voidaan esimerkiksi aivoriihen tai tarralappu/ fläppitaulutekniikoiden avulla käydä läpi edellisen tapahtuman opetuksia, asiakastarpeita ja tapahtuman tavoitteita. Kun kaikilla on tapahtuman tavoitteista ja luonteesta yhtenäinen näkemys, siirrytään tarkempaan tapahtuman sisällön suunnitteluun. Suunnittelussa kannattaa käyttää sopivia ryhmätyömenetelmiä, jotta kaikkien osallistujien hyvät ja villeimmätkin ideat saadaan huomioitua ja jotta kaikki järjestäjät sitoutuvat yhteisiin päätöksiin.
Tapahtuman suunnittelun viimeinen vaihe on päätöksenteko ja aikataulutus. Tässä vaiheessa lyödään lukkoon tapahtuman kulku sekä sovitaan yleiset puitteet, vastuunjako ja määräajat eri valmistelutöille. Tapahtuman johtaja valvoo tämän jälkeen koko suunnitelman toteutumista.
Suunnittelu vaatii paljon aikaa, mutta riittävä suunnittelutyö on hyvän tapahtuman edellytys. Toteutusvaiheessa hyvin suunniteltu tapahtuma ei toteutusvaiheessa ole työmäärältään yhtään suurempi kuin huonosti suunniteltu tapahtuma, mutta osallistujien palaute, mieliala ja kokemukset ovat aivan eri luokkaa.
Toimintastrategia (2000)
1. Perustiedot
Mikä on nykytilanne. Mitkä ovat resurssit. Edellisen tapahtuman opetuksia. Kohdemarkkinoiden valinta (segmentointi).Asiakkaiden tarpeet. Ennusteet.
2. Tavoitteet
Toiminta-ajatus. Mitä tavoitteita tapahtumalle voidaan asettaa? Mitkä ovat toiminnan painopisteet.
3. Markkinointitoimenpiteet
Miten tavoitteisiin päästään? Kilpailukeinot: Tuote. Hinta. Saatavuus. Viestintä.
4. Aikataulu
Mitä on valmiina ja milloin.
5. Organisaatio ja vastuut
Kuka vastaa mistäkin. Partiopesti.
6. Budjetti
Periaatteena voi olla "paljonko on varaa" tai prosenttiosuus myynnistä. Valittujen viestintäkanavien kulut.
7. Valvonta
Odotukset ja suorityskyky yhdessä vaikuttavat asiakkaan tyytyväisyyteen. Tyytyväisyyttä mitataan: valitus, ehdotus, kyselyt. (Ks. Palaute)